Mục Lục

Khởi sự kinh doanhGóc người bán

Mở quán cafe - trà sữa 2025: đừng để chi phí POS là gánh nặng

Ngày 19 Tháng 8, 2025

Ai trong chúng ta khi có ý định khởi nghiệp F&B cũng đều ấp ủ một giấc mơ. Đó có thể là một quán cafe nhỏ xinh với mùi hương cà phê rang xay mỗi sáng. Hay một tiệm trà sữa năng động, luôn rộn ràng tiếng cười của các bạn trẻ.

Giấc mơ đó thật đẹp, nhưng để biến nó thành hiện thực, mọi người chủ tương lai đều phải đối mặt với một câu hỏi lớn và thực tế nhất: "Tiền đâu?". Bài toán về vốn và các khoản chi phí đầu tư ban đầu luôn là thách thức lớn nhất, quyết định xem một ý tưởng có thể cất cánh hay không.

Trong bài viết này, hãy cùng nhau "bóc tách" các chi phí đó và tìm ra một giải pháp thông minh để giảm bớt gánh nặng tài chính, giúp hành trình khởi nghiệp của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn.

Bóc tách các chi phí đầu tư ban đầu khi mở quán cafe, trà sữa

Để lên một kế hoạch kinh doanh vững chắc, việc đầu tiên là phải hình dung được tất cả các khoản chi phí cần thiết để setup quán. Dù quy mô lớn hay nhỏ, một quán cafe hay trà sữa thường sẽ bao gồm các hạng mục đầu tư chính sau:

Chi phí mặt bằng và sửa chữa

Đây thường là khoản chi lớn nhất. Nó bao gồm tiền cọc mặt bằng (thường là 3–6 tháng), tiền thuê tháng đầu tiên, và chi phí để thiết kế, sửa chữa không gian quán theo đúng phong cách bạn mong muốn. Đôi khi, chỉ riêng phần này đã có thể chiếm đến 40–50% tổng vốn đầu tư của bạn.

Chi phí trang thiết bị, máy móc

Một quầy pha chế chuyên nghiệp không thể thiếu các công cụ cần thiết.

Với quán cafe: Đó là máy pha cà phê, máy xay cà phê, máy ép, tủ lạnh, hệ thống lọc nước...
Với quán trà sữa: Đó là máy dập nắp, bình ủ trà, nồi nấu trân châu, quầy topping... Cùng với đó là bàn ghế, hệ thống đèn, điều hòa, và rất nhiều vật dụng khác.

Chi phí nguyên vật liệu

Bạn cần một khoản vốn không nhỏ để nhập lô hàng nguyên vật liệu đầu tiên: từ hạt cà phê, các loại trà, sữa, syrup, đến ly, tách, ống hút... Việc tìm được nhà cung cấp uy tín với giá tốt cũng là một bài toán cần giải quyết.

Và... Chi phí cho "bộ não" của quán: Công nghệ quản lý

Sau khi đã có không gian, máy móc và nguyên liệu, bạn cần một "bộ não" để vận hành tất cả một cách trơn tru. Đó chính là phần mềm quản lý bán hàng (POS). Đây là khoản đầu tư công nghệ quan trọng, giúp bạn ghi nhận đơn hàng, in hóa đơn, quản lý kho và theo dõi doanh thu.

Tại sao chi phí phần mềm POS lại là một "gánh nặng" thầm lặng?

Nhiều người khi lên kế hoạch kinh doanh thường chỉ ước tính chi phí phần mềm POS dựa trên báo giá ban đầu, nhưng lại bỏ qua những "gánh nặng" thầm lặng đi kèm. Đây là điều khiến không ít chủ quán phải đau đầu sau khi đã đi vào vận hành.

Phí mua bản quyền ban đầu

Hầu hết các phần mềm POS chuyên nghiệp trên thị trường đều yêu cầu một khoản phí mua bản quyền ban đầu. Con số này có thể dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy thuộc vào số lượng tính năng và quy mô của quán. Đối với một người mới khởi nghiệp với ngân sách hạn hẹp, đây là một khoản đầu tư lớn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng.

Phí duy trì và nâng cấp hàng năm

Câu chuyện không dừng lại ở việc mua một lần. Nhiều nhà cung cấp sẽ yêu cầu bạn trả một khoản phí duy trì hàng năm để tiếp tục sử dụng, nhận các bản cập nhật và được hỗ trợ kỹ thuật. Khoản chi phí định kỳ này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận hàng tháng của bạn.

Chi phí phần cứng chuyên dụng đi kèm

Một số phần mềm POS còn "trói buộc" bạn vào hệ sinh thái phần cứng của riêng họ. Họ yêu cầu bạn phải mua đúng loại máy POS, máy in bill, hay các thiết bị ngoại vi đắt tiền do chính họ cung cấp thì phần mềm mới hoạt động ổn định. Điều này làm chi phí đầu tư ban đầu của bạn tăng lên rất nhiều.

Làm thế nào để có POS chuyên nghiệp với chi phí 0 đồng?

Vậy, câu hỏi đặt ra là: "Làm sao để giảm chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn có một công cụ quản lý mạnh mẽ?"

Câu trả lời nằm ở việc lựa chọn một mô hình kinh doanh thông minh hơn.

Giới thiệu mô hình POS miễn phí của Đổi Điểm

Chúng tôi tin rằng công nghệ quản lý chuyên nghiệp không nên là một rào cản tốn kém. Với triết lý đó, Đổi Điểm ra đời để phá vỡ rào cản về chi phí, không chỉ bằng một phần mềm POS, mà bằng cả một hệ sinh thái tăng trưởng. Chúng tôi mời bạn tham gia vào cộng đồng nơi các doanh nghiệp và khách hàng cùng có lợi, giúp bạn tự tin khởi sự và vận hành hiệu quả.

Trải nghiệm một hệ thống POS đầy đủ nghiệp vụ vận hành

Đổi Điểm cung cấp một nền tảng POS được thiết kế để giải quyết các vấn đề thực tế nhất trong vận hành hàng ngày của bạn.

Quản lý bán hàng & Menu linh hoạt: Dễ dàng tạo đơn hàng, in bill tức thì. Hệ thống cho phép bạn tùy chỉnh menu theo nhóm, giúp việc order cho các món phức tạp trở nên nhanh chóng và chính xác.
Quản lý Nhân viên hiệu quả: Bạn có thể tạo tài khoản và phân quyền chi tiết cho từng vai trò, giúp bảo mật các dữ liệu quan trọng và theo dõi hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Báo cáo trực quan theo thời gian thực: Không cần chờ đến cuối ngày, bạn có thể theo dõi ngay lập tức các số liệu quan trọng về dòng tiền, sản phẩm bán chạy và hiệu quả kinh doanh chung ngay trên điện thoại.
Quản lý không giới hạn chi nhánh: Dù bạn có một hay mười cửa hàng, hệ thống vẫn cho phép quản lý và xem báo cáo tập trung trên một tài khoản duy nhất, giúp bạn dễ dàng so sánh và đưa ra chiến lược phù hợp.

Và quan trọng nhất: Tất cả đều miễn phí

Triết lý của Đổi Điểm là đồng hành cùng sự phát triển của các chủ doanh nghiệp. Vì vậy, chúng tôi cung cấp trọn bộ các tính năng chuyên nghiệp này hoàn toàn miễn phí, trọn đời. Bạn không cần trả phí bản quyền, không phí duy trì, không phí nâng cấp. Điều kiện duy nhất là bạn tham gia vào hệ sinh thái và sử dụng cổng thanh toán tích hợp của chúng tôi.

Các câu hỏi thường gặp

Nền tảng miễn phí của Đổi Điểm có bị giới hạn tính năng so với các gói trả phí không? Hoàn toàn không. Bạn sẽ được sử dụng trọn bộ tính năng POS cốt lõi cần thiết để vận hành một cửa hàng chuyên nghiệp mà không có bất kỳ giới hạn nào.
Tôi có thật sự không cần mua máy POS chuyên dụng không? Đúng vậy. Nền tảng của chúng tôi hoạt động trên mọi thiết bị có trình duyệt web như tablet, laptop hay PC có sẵn của bạn, giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí phần cứng.
Ngoài POS, tôi có được hỗ trợ các tính năng khác khi mới bắt đầu không? Chắc chắn có. Khi tham gia, bạn cũng sẽ được tiếp cận hệ sinh thái của chúng tôi, bao gồm giải pháp Chăm sóc khách hàng và Bán hàng đa kênh, giúp bạn không chỉ vận hành mà còn tăng trưởng.
Điều kiện để được sử dụng POS miễn phí là gì? Điều kiện duy nhất là bạn tham gia vào hệ sinh thái tích điểm chung và sử dụng cổng thanh toán tích hợp của chúng tôi, giúp tạo ra một trải nghiệm liền mạch và mang lại lợi ích cho cả bạn và khách hàng.

Kết luận

Việc lên kế hoạch chi phí khi mở quán cafe, trà sữa là một bước đi cực kỳ quan trọng. Có rất nhiều khoản đầu tư bắt buộc, nhưng chi phí cho công nghệ quản lý hoàn toàn có thể được tối ưu về 0 đồng với một lựa chọn thông minh. Việc chọn một giải pháp POS miễn phí như Đổi Điểm không chỉ đơn thuần là tiết kiệm tiền bạc. Đó là một quyết định chiến lược, giúp bạn phân bổ nguồn vốn quý giá vào những yếu tố cốt lõi tạo nên sự khác biệt cho thương hiệu: chất lượng sản phẩm và trải nghiệm khách hàng. Hãy để công nghệ là đòn bẩy, không phải là gánh nặng trên hành trình khởi nghiệp của bạn!